MOBILISASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) SEBAGAI PEMICU LOMPATAN PRODUKTIVITAS KOPERASI

MOBILISASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

SEBAGAI PEMICU LOMPATAN PRODUKTIVITAS KOPERASI

Disampaikan pada : Rapat Fasilitasi Pengawasan dan Pengendalian Koperasi bagai aparat di 35 Kabutapen Pengawas Se-Jawa Tengah , 15 April 2015 di Semarang

A.  Pendahuluan

Sebagai organisasi yang senantiasa mengusung keterbukaan dan transparansi, koperasi sesungguhnya sudah memiliki sistem pengendalian internal (SPI) yang melekat sejak kelahirannya. Apalagi, secara operasional “keterbukaan dan transparansi” merupakan sumber lahirnya “kepercayaan” kolektif dan selanjutnya menjadi “inspirasi” bagi segenap unsur mengembangkan partisipasinya demi tumbuhkembangnya  kebermanfaatan dalam arti seluas-luasnya. Hal ini berbeda dengan perusahaan non-koperasi, dimana sistem pegendalian intern (SPI) biasanya mulai disusun kala  perusahaan  tumbuh dan berkembang pada skala tertentu sehingga menuntut pelibatan orang lain (baca: manajemen/karyawan)  dalam jalannya perusahaan. Dengan demikian, perusahaan  berjalan aman dan beroperasi secara berkesinambungan menuju visinya. Namun demikian, dalam konteks tujuan SPI tersusun , tidak ada perbedaan antara koperasi maupun non-koperasi. Pada koperasi dimana sangat tergantung pada  kepercayaan dari segenap unsur oganisasinya, maka keberadaan SPI menjadi mutlak diperlukan keberadaannya. Jika tidak, maka koperasi akan sulit berkembang karena tidak mampu mewujudkan transparansi pengelolaanya. Namun demikian, hal ini tidak berlaku  pada koperasi-koperasi papan nama dimana legalitas koperasi dimobilisasi untuk pembenar operasional dan atau kepentingan segelintir orang dalam memobilisasi SHU. Pada koperasi semacam ini, penyusunan SPI cenderung fokus pada pengamanan asset  materil dan abai dengan filosopi koperasi sebagai ruang juang melakukan pemberdyaan masyarakat. Artinya, pada titik itu tidak terlihat perbedaan mendasar antara koperasi dan non koperasi dalam hal alasan mendasar disusunnya SPI. 

B.  Beberapa Defenisi Tentang SPI (Sistem Pengendalian Internal)

Sebelum lebih jauh membahas tentang SPI, berikut dijelaskan beberapa defenisi SPI, antara lain :

1. Romney dan Steinbart (2009:229) mendefenisikan bahwa  “Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.”
2. The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission  ( COSO) mendefenisikan : pengendalian internal merupakan sistem, struktur atau proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan dalam perusahaan yang bertujuan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tersebut dicapai, meliputi efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dapat tercapai.
3. Arens dan Loebbecke mendefenisikan : ; Sebuah sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan dan sasaran itu.
4. Menurut PP 60 tahun 2008  tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
5. dan lain sebagainya.  

C.  Tujuan SPI

Mereferensi beberapa defenisi tersebut, maka tujuan SPI dapat di simpulkan sebagai berikut : 

1. Untuk menjaga asset (kekayaan) perusahaan koperasi.
2. Menghadirkan informasi akurat dan handal dari jalannya perusahaan.
3. Membentuk efisiensi jalannya organisasi.
4. Kesesuaian jalannya perusahaan dengan berbagai peraturan dan kebijakan yang berlaku, baik berlaku secara umum di lingkungan koperasi maupun secara khusus di internal koperasi.    

D.  Peranan SPI

Sebagai sebuah sistem pengendalian, SPI memiliki peranan penting sebagai berikut : 

1. Pengendalian untuk kepentingan pencegahan (preventive control). Pada titik ini SPI berperan sebagai pencegah terjadinya hal-hal yang menyebabkan organisasi dan perusahaan berjalan tidak sesuai dengan tujuannya.
2. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control). Pada titik  ini, SPI sebagai alat untuk mendeteksi persoalan-persoalan yang terjadi.
3. Pengendalian untuk koreksi (correvtive control). Pada titik ini SPI berfungsi sebagai alat untuk  mengoreksi kekeliruan-kekeliruan yang terjadi dalam proses jalannya organisasi dan perusahaan 

3 (tiga) peranan penting SPI ini menjadikan SPI adalah sebuah kebutuhan yang akan menyebabkan organisasi bisa berjalan efektif dalam  mewujudkan  tujuan-tujuan yang didefenisikan.

E. Unsur Pokok SPI

Untuk mencapai tujuan keberadaannya, SPI sebagai sebuah sistem pengendalian harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut :

1. Adanya struktur yang memisahkan secara tegas tentang fungsi dan tanggungjawab masing-masing unsur organisasi. Dalam hal ini, struktur harus membagi tugas habis secara keseluruhan kepada seluruh unsur struktur dengan garis demarkasi yang tegas dan jelas.
2. Tersedianya karyawan yang cakap dalam arti kapasitasnya memiliki kemampuan mengemban apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. Hal ini tentu diawali dari proses rekruitmen, dilanjutkan dengan penempatan dan juga pembinaan.
3. Sistem kewenangan dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan kuat terhada kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya yang muncul dalam pengelolaan koperasi, seperti : (i) prosedur pencatatan piutang; (ii) prosedur pencatatan aktiva; (iii) prosedur pencatatan persediaan; (iv) dan lain sebagainya
4. Adanya prakyek yang sehat. Dengan demikian SPI akan bisa berfungsi sebagaimana tujuan penyusunannya, seperti : (i) setiap transaksi tidak dilakukan satu orang dari awal sampai akhir; (ii) pengecekan ksesuaian bukti fisik  dan catatan; (iii) pengambilan cuti sesuai hak karyawan; (iv) formulir bernomor urut; (v) dan lain sebagainya.

F.  Mobilisasi SPI Sebagai Pemicu Produktivitas

Disamping untuk memastikan bahwa organisasi dan perusahaan berjalan sesuai koridor, SPI juga berfungsi sebagai alat untuk menciptakan efisiensi melalui efektivitas pemanfaatan segala sumber daya.  Pilihan-pilihan langkah sebagai reaksi atas dinamika keseharian harus terakomodir di  dalam konsep   SPI. Pada titik inilah fungsi pengamanan  tidak menutup fungsi kreativitas yang merupakan tulang punggung dari jalannya roda organisasi dan perusahaan koperasi. Oleh karena itu, dalam mengkonsep SPI hendaklah memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Filosopi Organisasi. Koperasi adalah salah satu pelaku usaha disamping ada BUMN dan swasta (CV,PT danlain sebagainya) . Namun demikian, Koperasi memiliki keunikan yang khas tanpa membatasi perannya sebagai pelaku usaha. Koperasi adalah kumpulan orang untuk tujuan memenuhi aspirasi dan kebutuhan ekonomi, sosial dan budaya anggotanya. Untuk tujuan itu, kemudian koperasi menyelenggarakan perusahaan yang mereka miliki secara bersama-sama dan mereka kendalikan secara demokratis. Ada 3 (tiga ) catatan penting dari pengertian dasar koperasi tersebut, ayaitu; (i) koperasi adalah kumpulan orang dan fokusnya adalah membangun orang melalui pendidikan yang berkelanjutan dan di format dalam pola variatif dan adaptif terhadap dinamika kehidupan anggotanya dan; (ii) perusahaan adalah alat/media pemenuhan aspirasi dan kebutuhan anggota. Jadi, perusahaan dalam koperasi  bukanlah tujuan, tetapi kelahiran dan tumbuhkembangnya perusahaan di inspirasi oleh  peningkatan kecerdasan dan kesadaran  anggotanya sebagai hasil langsung dari pendidikan yang diselenggarakan koperasi dan; (iii) jenis aktivitas perusahaan koperasi menganut pada azas subsidiary, dimana apa-apa yang bisa dikerjakan oleh anggota maka sebaiknya tidak dikerjakan koperasi . Sebaliknya, apa-apa yang tidak bisa dikerjakan oleh anggotanya , maka itulah yang dikerjakan koperasi. Nalar inilah yang kemudian mmposisikan perusahaan koperasi harus menjadi mesin penjawab dari dinamika aspirasi dan kebutuhan ekonomi, sosial dan budaya anggota. 
2. Roh Pengelolaan Perusahaan Koperasi. Perusahaan koperasi memiliki beberapa keunikan yang kemudian menjadi ciri khas dari perusahaan koperasi. Pengelolaan secara demokratis telah menjadikan aspirasi anggota sebagai referensi dalam mengelola usaha koperasi. Oleh karena itu, untuk menghasilkan SPI yang sinkron, maka  koperasi perlu merumuskan roh pengelolaan perusahaan koperasi. Roh pengelolaan koperasi merupakan inspirasi dalam merumuskan langkah-langkah teknis pengelolaan. Untuk  memudahkan pemahaman,  berikut ini diberikan illustrasi sebagai berikut :

• ketika roh keberadaan unit layanan simpan pinjam dimaksudkan mendorong produktivitas anggota dan menghindarkan anggota dari perilaku konsumtif, maka priorotas pinjaman diberikan pada anggota yang diperuntukannya adalah untuk kepentingan produktif seperti membangun dan mengembangkan usaha anggota. Disamping itu, pinjaman untuk kepentingan produktif juga menyebabkan kebijakan tingkat jasa yang lebih murah. Disisi lain, untuk menghindarkan anggota terjebak dalam konsumerisme, maka pinjaman untuk hal-hal konsumtif diberikan tingkat jasa yang lebih tinggi.
• Ketika roh keberadaan unit toko swalayan koperasi adalah untuk menyediakan kebutuhan anggota dengan harga lebih murah dan juga sebagai media pajang bagi usaha-usaha produktif anggota. Atas roh ini, maka bukan tidak mungkin kemudian atas setiap transaksi anggota berlaku  sistem harga pokok dan koperasi hanya mengenakan margin kepada non- anggota. Demikian juga,  saat ada dua pemasok barang yang sama dimana satu berstatus anggota dan satu lagi bukan anggota, maka roh pengelolaan swalan menggiring pilihan kepada pemasok yang berstatus sebagai anggota. 

 3.  realitas dan  respon terhadap perubahan. Dalam tinjauan praktek, aplikasi sistem ideal selalu men-syaratkan kondisi atau skala tertentu. Oleh karena itu, perumusan konsep SPI harus memperhatikan luas aktivitas, realitas, capaian dan kondisi yang ingin dituju organisasi. Dalam beberapa kasus lapangan, beberapa koperasi terjebak pada pilihan perfect dalam membangun sebuah sistem, tetapi justru terjebak  in-efisiensi dan membebankan perusahaan koperasi secara terus menerus. Oleh karena itu, SPI yang disusun harus mengandung unsur fleksibel dalam arti; (i) tidak menafikkan fungsi pengamanan asset dan; (ii) respon terhadap dinamika dalam arti selalu melakukan penyesuaian dan pengembangan sistem secara bertahap dan berkesinambungan.      

4.  Perkembangan regulasi.  SPI tidak boleh berseberangan dengan  regulasi yang berhubungan dengan koperasi, baik secara organisasi maupun secara perusahaan. Oleh karena itu, koperasi harus bisa mengikuti perkembaangan regulasi secara intensif sehingga tidak masuk dalam kategori “melanggar”.     

5.  Pola Pengembangan SDM. Salah satu unsur SPI adalah ketersediaan SDM yang cakap. SPI yang berkembang diinspirasi oleh kembangan capaian dan hal inipun menuntut adanya pengembangan di sisi kapasitas SDM. Fakta lapangan menunjukkan, banyak koperasi yang kurang concern dalam mengembangkan SDM-nya (baca : manajemen dan karyawan). Ironisnya, hal ini hampir berbanding lurus dengan capain koperasi yang tergolong biasa-biasa saja dan bahkan tidak jarang terkedan tidak bernilai masa depan.  

6. Dan lain sebagainya

G. Efektivitas Pemantauan SPI

Hakekat koperasi adalah perkumpulan otonom sehingga menempatkan keputusan RA (Rapat Anggota) sebagai pemegang kekuasaan tertinggi. Namun demikian, mengingat koperasi menyangkut tentang pembangunan masyarakat yang juga adalah warga negara, maka keterlibatan pemerintah diperlukan dalam menjaga dan sekaligus mendorong laju pertumbuhan koperasi. Untuk itu, perlu ditemukan pola pendekatan edukatif dan motivasional sehingga yang terbentuk adalah kemandirian dan bukan ketergantungan koperasi terhadap pemerintah. Artinya, orientasi intervensi harus concern pada peningkatan gairah masyarakat berkoperasi dan juga mendorong percepatan kemandirian koperasi dalam mengurus rumah tangganya sendiri. 

Oleh karena itu, dalam rangka meningkatkan efektivitas pengawasan terhadap koperasi, khususnya keterbentukan dan keterselenggaraan SPI di gerakan koperasi, ada beberapa catatan yang mungkin bisa menjadi masukan :

1. Penjiwaan atas roh perjuangan koperasi. pertumbuhan koperasi tidak bisa instan, tetapi melalui  proses yang berkelanjutan. Kunci koperasi terletak pada keterbangunan orang melalui pendidikan yang akan membentuk  pemahaman dan membangkitkan keyakinan para anggotanya. Oleh karena itu,  pengawalan dan sekaligus pengawasan memerlukan penjiwaan tulus yang disertai dengan semangat dalam diri sang pengawas/pemantau  untuk  bisa mendorong  keberdayaan koperasi. Dengan demikian, perasaan terbimbing akan bisa dirasakan oleh obyek yang sedang dipantau.
2. Lebih mengedepankan pendekatan motivasional  ketimbang pendekatan korektif yang berujung judgement dan kemudian berpotensi melemahkan semangat obyek yang sedang dipantau.  
3. Aplikasi Kewibawaan efektif. Era telah membawa perubahan paradigma masyarakat tentang kepemimpinan dan juga pengawasan. Kewubawaan tidak lagi diperoleh dari pola men-jarak  dengan obyek yang dipimpin dan atau diawasi, tetapi  strategi  mendekat tanpa kehilangan efektivitas. Orientasi lebih pada keterlahiran  karya-karya baru dan atau keterjagaan karya-karya yang sudah ada.  

H. Penutup

SPI adalah satu sistem  yang harus tersusun dan teraplikasikan dalam keseharian setiap koperasi, hanya saja konsepnya harus menyesuaikan dengan kondisi masing-masing koperasi tanpa mengurangi substansi dari tujuan SPI mengamankan Asset koperasi. Disamping itu, SPI juga seharusnya didorong sebagai alat untuk membentuk efisiensi dan efektivitas  yang berujung dengan produktivitas  kebermanfaatan koperasi, khususnya kepada seluruh anggota. Untuk itu, selayaknya gerakan koperasi berpandangan  SPI  adalah sebuah kebutuhan dan sekaligus alat mewujudkan koperasi yang sehat dan bisa terus tumbuh.  Koperasi yang sehat dan terus tumbuh adalah koperasi yang tidak hanya mampu membangun perusahaan koperasi menjadi besar, tetapi di dalamnya ada semangat anggota yang memiliki kesadaran untuk mengembangkan partisipasi positif, baik dalam konteks menolong dirinya sendiri maupun ikut  aktif membangunan  perusahaan  koperasi yang  dalam rangka  menciptakan perluasan kebermanfaatan koperasi kepada segenap anggotanya.  Untuk itu, SPI  juga  harus difungsikan sebagai alat  memotivasi semua pihak dalam menjaga dan menumbuhkan rasa “saling  percaya” yang merupakan modal terbesar koperasi untuk bisa terus tumbuh dan berkembang .

Demikian tulisan singkat ini disampaikan sebagai pemantik untuk  tetap dan terus bersemangat dalam mendorong laju pertumbuhan dan perkembangan koperasi. Mengingat bahwa hakekat pembanguna koperasi adalah pembangunan orang-orang di dalamnya, maka pelibatan diri dalam memajukan koperasi identik dengan peningkatan peran serta dalam  perwujudan tujuan pembangunan nasional. 

Referensi :

1. http://www.academia.edu/7252562/RESUME_SISTEM_PENGENDALIAN_INTERNAL
2. http://www.academia.edu/7688446/Peranan_Sistem_Pengendalian_Intern
3. Hasil sementara perjalanan “belajar” mencari nilai beda koperasi dan menjadikannya sebagai sumber keunggulan .
4. Www.arsadcorner.com