MEMBANGUN BUDAYA TATA KELOLA PERUSAHAAN KOPERASI MELALUI IMPLEMENTASI SOM SOP

Kamis, 20 Juni 20190 komentar


MEMBANGUN BUDAYA TATA KELOLA PERUSAHAAN KOPERASI  
MELALUI IMPLEMENTASI SOM SOP

A. Pengantar
Secara Konsepsi, Perusahaan dalam koperasi berposisi sebagai “alat atau media” bagi pemenuhan “aspirasi dan kebutuhan” anggota. Atas hal itu, idealnya aktivitas yang dijalankan perusahaan koperasi berbasis kebutuhan mayoritas anggotanya walau juga boleh “berbasis peluang” sepanjang tidak bertabrakan dengan hukum dan norma-norma sosial.

Perusahaan koperasi memiliki beberapa keunikan yang membedakannya dengan perusahaan lain (baca : non-koperasi). Perusahaan koperasi menempatkan anggota sebagai pemilik (baca: owner), pemodal,  pengendali (controller) dan juga pelanggan (baca: customer). Hal lainnya yang membedakan adalah pada tujuan dimana  perusahaan koperasi  tidak saja berorientasi pada pertumbuhan SHU tetapi bisa juga pada pertumbuhan manfaat dan atau kombinasi dari keduanya. Disamping ciri khas tersebut sebagai pembeda dengan jenis usaha lainnya, juga bisa di mobilisasi sebagai faktor keunggulan, sumber pertahanan dan inspirasi untuk akselerasi tumbuhkembang. 

Layaknya sebuah perusahaan, usaha koperasi harus menganut pada prinsip-prinsip tata kelola usaha pada umumnya tanpa harus kehilangan “ciri khas-nya”  sebagai sebuah koperasi. Prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas harus tetap dijalankan demi tumbuhkembangnya produktivitas yang berkelanjutan. 


B. Nilai Tambah Sebagai Kata Kunci
Secara konsepsi, anggota adalah pelanggan atas usaha yang dijalankan koperasi. Namun pertanyaan menariknya adalah apakah anggota sudah memanfaatkan usaha koperasi secara maksimal bagi pemenuhan kebutuhannya?. Jika belum, kondisi tersebut bisa disebabkan oleh  salah satu atau kedua hal berikut ini; (i) rendahnya semangat kepemilikan. Hal ini bisa saja bermula dari ketidakikutsertaan anggota dalam merumuskan kelahiran usaha tersebut sehingga tidak memiliki ikatan emosional terhadap aktivitas yang diselenggarakan oleh koerasi dan; (ii) Tidak memiliki  Nilai tambah. Artinya, anggota tidak mendapati “nilai lebih” perusahaan koperasi dibanding perusahaan lainnya yang menyelenggarakan usaha/layanan sejenis sehingga merasa lebih asik dan lebih menarik mentransaksikan ragam kebutuhannya ditempat lain.    


C. 3 (tiga) Pilar Perusahaan
Secara umum ada 3 (tiga) pilar perusahaan, yaitu : (i) struktur; (ii) kultur dan; (iii) strategi. Struktur meliputi tentang pemilihan model struktur organisasi berikut detail tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dan SDM yang memiliki kualifikasi tepat berdasarkan prinsip the right man on the right place (orang yang tepat pada tempat yang tepat). Dalam menjalankan tupoksinya, setiap SDM bekerja sesuai SOM (Standar Operasional Manajemen) dan SOP (standar Operasional Prosedur).  Kultur atau budaya merupakan nilai-nilai perusahaan yang ter-implementasi secara berulang-ulang sehingga mendarah daging (menubuh) dan membentuk  iklim tata kelola perusahaan . Strategi merupakan cara untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan yang secara praktek biasanya di bedakan menjadi strategi jangka panjang, menengah dan pendek.

3 in 1 ini merupakan satu kesatuan yang kemudian menghasilkan produk layanan yang ditawarkan/disajikan kepada konsumen. Kualitas dari kombinasi ketiga pilar tersebut akan menentukan karakter perusahaan dan juga loyalitas konsumen. Singkatnya, 3 in 1 ini menjadi modal penting perusahaan untuk bisa eksis, tumbuh dan kembang.

Sebagai perusahaan, koperasi juga harus me-referensi pada 3 (tiga) pilar ini dalam membangun kekokohan perusahaannya sehingga berkemampuan menghadirkan pelayanan berkualitas dan mengesankan bagi anggota dan atau konsumen lainnya. 3 in 1 ini harus dijadikan sebagai cara meningkatkan trust (kepercayaan) dan loyalitas anggota di satu sisi dan juga meningkatkan trust dari pihak eksternal di sisi lainnya. Tegasnya, trust adalah ruh dari sebuah perusahaan.        


D. SOM SOP  Sebagai Sarana Membangun Budaya dan Sekaligus Memproduksi Nilai Tambah Secara Keberlanjutan 
SOM (Standar Operasional Manajemen) dan SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah pedoman dalam mengelola atau menjalankan usaha dengan baik. Secara sederhana, SOM merupakan kebijakan pengelolaan dan SOP adalah tahapan proses dalam menjalankan kebijakan tersebut. Untuk mempermudah pemahaman atas istilah SOM dan SOP, berikut diberikan illustrasi singkat:

Pada SOM disebutkan bahwa rekruitmen men-syaratkan  karyawan minimal tamatan S1 dan memiliki pengalaman minimal 2 (dua) tahun pada bidang kerja yang akan ditempatinya. Untuk menjalankan SOM tersebut maka pada SOP disebutkan tahapan sebagai berikut: (i) mengecek ijazah pelamar minimal S1 dan meng-konfirmasi keabsahannya pada institusi yang mengeluarkan ijazah tersebut dan; (ii) mengecek surat keterangan pengalaman kerja minimal 2 (dua) tahun dan meng-konfirmasi keabsahannya pada perusahaan/instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut 

Dalam sisi kemanfaatan, SOM dan SOP merupakan guide line (baca: panduan) dalam menjalankan perusahaan. SOM SOP yang terimplementasi secara terus menerusakan membentuk budaya tata kelola perusahaan. Keberadaan SOM SOP juga akan meng-eliminir dominasi personal sehingga yang terbangun adalah super team dan bukan superman. SOM SOP  juga memudahkan dalam melakukan pengendalian internal. Bahkan SOM SOP merupakan bagian dari pertahanan dan keamanan perusahaan. Sementara itu, dari sisi pelayanan, SOM SOP yang dilaksanakan secara konsisten akan melahirkan standar layanan yang berujung pada kepuasan konsumen.

Oleh karena itu, jika perusahaan koperasi ingin tumbuhkembang, maka keberadaan SOM SOP mutlak diperlukan. Disamping terjaminnya penyelenggaraan layanan sesuai standar, keberadaan SOM SOP sangat membantu dalam meng-akselerasi tumbuhkembang. Singkatnya, apapun unit layanan yang diselenggarakan koperasi wajib memiliki SOM SOP. Jika tidak, maka ketidakpastian layanan akan menimbulkan ketidaknyamanan pada sisi anggota/konsumen dan berujung meredupnya kepercayaan terhadap koperasi.

Satu hal yang menjadi catatan penting, SOM SOP harus didukung oleh SDM yang memiliki kualifikasi yang tepat sehingga memiliki kemampuan memahami dan menjalankannya. Jadi, SOM SOP bukan saja tentang ketersusunannya, tetapi juga menyangkut tentang kesanggupan untuk menjalankannnya. Disamping itu, ketika SOM SOP dijalankan oleh SDM yang memiliki kualifikasi yang tepat, maka hal ini akan sangat bermanfaat saat SOM SOP harus disesuaikan dengan perkembangan perusahaan koperasi.

E. Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan SOM SOP.
SOM SOP harus memiliki kemampuan membentuk iklim perusahaan dan budaya layanan yang baik. Sejalan dengan itu, saat penyusunan SOM SOP perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini :
1.        Filosopi. Secara umum, filosophy koperasi menjelaskan roh dan alasan keberadaannya. Hal ini perlu menjadi salah satu referensi agar SOM Sop yang tersusun sesuai dengan ruh perjuangan koperasi. 
2.       Hukum yang berlaku. Keberadaan perusahaan koperasi tidak terlepas dari hukum atau peraturan yang berlaku. Ada peraturan yang mengatur usaha secara umum dan ada pula yang hukum atau atutan yang mengatur secara specifik. Sebagai contoh SOM SOP untuk KSP/USP (Koperasi Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam) yang secara specifik diatur dengan keputusan menteri negara koperasi dan usaha kecil dan menengah Republik Indonesia nomor : 96/KEP/M.KUKM/IX/2004  (disarankan untuk dipelajari secara cermat untuk  keperluan penyusunan SOM SOP Simpan Pinjam)
3.       Visi dan Misi Koperasi. Visi dan misi merupakan konsep mimpi dan langkah besar koperasi. Visi dan misi juga me-refresentasikan semangat juang segenap unsur organisasi dalam melahirkan dan menumbuhkembangkan koperasi.  
4.        Struktur Organisasi. Model struktur yang dipilih mencerminkan cara perusahaan dalam mewujudkan visi dan misinya. Struktur juga menggambarkan garis instruksi dan koordinasi yang didalamnya juga terdapat pemisahan tugas dan tanggungjawab. Sejalan dengan itu, dalam penyusunan SOM SOP perlu mereferensi pada struktur agar tidak terjadi tumpang tindih dan juga redundancy (pengulangan) yang berakibat in-efisiensi dan in-efektivitas. 
5.       Core Activity  (aktivitas utama) Usaha. Setiap usaha memiliki siklus operasional yang khas sehingga memerlukan SOM SOP tersendiri. Sebagai contoh; (i) core activity usaha simpan pinjam adalah simpan dan pinjam; (ii) core aktivity toko retail adalah; beli persediaan, proses dan jual; (iii) core activity usaha kantin; beli, proses produksi dan jual; (iv) dan lain sebagainya.  
6.       Skala Perusahaan. Skala perusahaan tentu berpengaruh pada banyak sisi perusahaan, termasuk dalam hal penyusunan SOM SOP.  Konsep SOM SOP yang dihasilkan efektif bagi kelancaran jalannya perusahaan dan juga terwujudnya pelayanan yang berkualitas.  
7.       Techlology. Pelibatan teknologi dalam pelayanan sangat membantu dalam hal kecepatan, viliditas dan juga perform layanan. SOM SOP yang melibatkan tekchnology tentu berbeda dengan SOM SOP yang sepenuhnya manual. Namun demikian, pelibatan teknologi harus memperhatikan efisiensi dan efektivitas.
8.      Referensi. Dalam penyusunan SOM SOP, tidak ada salahnya me-referensi pasa SOM SOP yang sudah teruji dan memiliki kesamaan core activity. Hal ini setidaknya lebih mempercepat dan mempermudah walau harus tetap melakukan penyesuaian  sehingga bisa diaplikasikan sesuai kebutuhan. Sebagai referensi, berikut ini disajikan beberapa link yang bisa di pelajari :


F. Penghujung
SOM SOP merupakan tool/alat yang wajib dimiliki koperasi, baik untuk kepentingan keamanan, membangun budaya tata kelola koperasi, membangun pelayanan berkualitas, maupun tumbuhnya trus anggota dan pihak terkait yang ikut mempengaruhi eksistensi dan tumbuhkembang koperasi. Untuk itu, setiap unit layanan koperasi harus segera menyusun SOM SOP agar peluang untuk tetap eksis dan tumbuhkembang senantiasa terbuka lebar.

Demikian tulisan ini disajikan, semoga mampu menyemangati segenap pengurus/pengelola koperasi untuk segera men-sistematisir tata kelola perusahaannya secara profesional dan juga kekinian.  Aamiin.

Share this article :

Posting Komentar

.

 
Copyright © 2015. Arsad Corner - All Rights Reserved